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Categoria 01/12 · Contatos
Parte 1 · Gatilhos · Categoria 01/12

Tudo que um contato pode fazer para disparar uma automação.

Os gatilhos de contato são a porta de entrada mais comum no HighLevel — quase toda automação começa com algo acontecendo num lead ou cliente. Este guia cobre os 12 gatilhos dessa categoria com fidelidade total à interface real: cada campo mostra o tipo correto (Dropdown, Tag Picker, Multi-Select, Toggle), todas as opções dos dropdowns listadas, operadores reais, e a lógica condicional de filtros que aparecem só quando outros são selecionados.

12 Gatilhos cobertos
40+ Filtros explicados
12 Mockups interativos
12 Painéis HighLevel
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01
Eventos de Existência

Criação de Contato

Contact Created
Tempo real Mais usado
O que esse gatilho faz

Dispara toda vez que um novo contato aparece no seu CRM — não importa por qual caminho ele chegou: formulário no site, integração com Typeform ou Elementor, cadastro manual, importação de CSV, API, ou até mensagem recebida no Instagram/Facebook/WhatsApp/SMS.

É o gatilho de boas-vindas universal. Se você quer tratar todo novo lead do mesmo jeito inicial (mandar um e-mail, adicionar a uma pipeline, notificar a equipe), esse é o caminho.

Quando usar na operação
Caso 01
Boas-vindas imediatas
Qualquer lead novo recebe um e-mail automático com apresentação da empresa e próximos passos.
Caso 02
Notificação interna
Alertar o time comercial toda vez que chega um lead novo, pra agilizar o primeiro contato.
Caso 03
Entrar em pipeline
Criar automaticamente uma oportunidade na fase inicial da pipeline de vendas.
Caso 04
Segmentar por origem
Adicionar tag baseada em onde o lead veio (site, Instagram, indicação).
Filtros disponíveis — 5 opções
Tipo de Contato
Contact Type
nativo
Separa leads (ainda não compraram) de customers (já clientes pagantes). É um campo nativo do HighLevel.
Impacto: se marcar "Customer", a automação só roda quando alguém é criado já como cliente — útil pra fluxos de onboarding de clientes pagos, não de leads.
Tem Tag
Has Tag
condicional
Só dispara se o contato já for criado com uma tag específica. Útil quando uma integração adiciona tags na hora da criação.
Impacto: restringe o universo. Se um Typeform cria o contato com tag "Lead Curso X", só quem tiver essa tag entra.
Campos Customizados
Custom Fields
condicional
Filtra por valores em campos que você criou (ex.: "Nicho", "Origem", "Faturamento").
Impacto: permite segmentação refinada. Ex.: só disparar boas-vindas premium pra leads com Faturamento > R$ 50k.
Telefone
Phone
condicional
Filtra por números específicos — quase nunca é usado em produção, mas serve para testes.
Impacto: útil pra testar o fluxo usando só o seu número antes de publicar em massa.
E-mail
Email
condicional
Mesma lógica do telefone — filtra por endereços específicos.
Impacto: também é mais usado em testes. Em produção, raramente você quer filtrar por um e-mail individual.
⚡ Painel de configuração — fidelidade HighLevel

Esse é exatamente o painel lateral que abre no HighLevel quando você seleciona o gatilho. Cada campo tem o tipo correto — não confunda dropdown com texto livre.

Painel de configuração real do HighLevel — é o painel lateral que abre quando você seleciona o gatilho. À direita, todos os campos exatamente como aparecem na plataforma: → nome do workflow trigger, → filtros adicionáveis com tipos de campo nativos (Tag Picker, Dropdown, Multi-Select), → botão verde de salvar.
←
Trigger Configuration Contact Created
Workflow Trigger
Workflow Trigger Name *
Filters · AND logic between rows
Has Tag
Lead Formulário VIP
Doesn't Have Tag
Cliente Pago
Custom Field — Origem do Lead
Is
Site Institucional
Quando um novo contato chega via formulário, importação manual, API ou integração
Exemplo prático · Mockup interativo · Parâmetros reais
/Contatos/ 01 — Contato Criado · Boas-vindas Segmentadas
Aguardando...
clique para ver ↗
T
Trigger · Contact Created
Contato Criado
Workflow Trigger NameNew Contact Welcome Sequence
Filter · Has TagLead · Formulário
Filter · Created via SourceForm Submission
Filter · Custom FieldTipo Cliente = Prospect
clique para ver ↗
@
Action · Send Email
Enviar Boas-vindas
Action NameBoas-vindas — Email #1
From NameLucas · Magnetic Funnels
From Emaillucas@empresa.com.br
Reply-to Emailsuporte@empresa.com.br
SubjectBem-vindo, {{contact.first_name}}! 🎉
TemplateWelcome Series · Email 1 (BR)
Sync Edits to TemplateOFF (local ao workflow)
Attachmentsguia-inicio-rapido.pdf (URL)
clique para ver ↗
👥
Action · Assign to User
Atribuir a SDR
Action NameRound-robin SDR Team
UsersAna, Bruno, Carlos, Diego (4 SDRs)
Split TrafficEqually (round-robin)
Only Apply to Unassigned ContactsON (evita reatribuir)
clique para ver ↗
🔔
Action · Internal Notification
Avisar SDR
Action NameNotificar SDR atribuído
Notification TypeSMS + In-app
User TypeAssigned User
Subject🔥 Novo lead pra você
MessageNovo lead: {{contact.first_name}} ({{contact.phone}}). Li...
—
—
Clique em cada bloco pra ver TODOS os parâmetros reais do HighLevel
FiltroTipo = Customer
clique para ver ↗
@
Action · Comunicação
Send Email
Para{{contact.email}}
AssuntoBem-vindo à família!
clique para ver ↗
!
Action · Ferramenta Interna
Internal Notification
CanalEmail + SMS
ParaTime de Sucesso
clique para ver ↗
◎
Action · Oportunidade
Create Opportunity
PipelineOnboarding
EstágioNovo Cliente
—
—
Clique em cada bloco pra ver a configuração · Ou reproduza a montagem passo a passo
!
Cuidado com DMs do Instagram/Facebook/WhatsApp Toda vez que alguém te manda uma mensagem nesses canais, um contato é automaticamente criado. Sem filtros, sua automação pode disparar pra gente que só mandou um "oi" no direct.
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02
Eventos de Existência

Alterações no Contato

Contact Changed
Tempo real Reativo
O que esse gatilho faz

Dispara quando qualquer informação de um contato que já existe é alterada — e-mail, telefone, cidade, tags, campos customizados, status de "Não Perturbe", usuário responsável.

A diferença pro Contact Created é clara: aquele dispara no nascimento do contato. Esse dispara a cada edição feita depois. Use pra reagir a mudanças de perfil.

Quando usar na operação
Caso 01
Lead mudou de estágio
Vendedor atualiza campo "Qualificação" de "Frio" pra "Quente" — dispara notificação pro gestor.
Caso 02
Mudou de responsável
Contato reatribuído pra outro vendedor — o novo responsável recebe briefing automático.
Caso 03
Segmentação dinâmica
Campo "Nicho" atualizado pra "Saúde" — entra automaticamente em campanha focada em profissionais de saúde.
Caso 04
Atualização de contato
Lead corrigiu o telefone — dispara SMS de confirmação pro novo número.
Filtros disponíveis — 5 tipos de mudança
Campos Nativos
Native Fields
nativo
Reage a mudanças em campos padrão: e-mail, telefone, cidade, estado, país, nome, sobrenome.
Impacto: escolha o campo específico. Se selecionar "Cidade", só mudanças na cidade disparam — alterar o telefone não aciona.
Tags
Tags
nativo
Dispara quando uma tag é adicionada ou removida do contato.
Impacto: funciona parecido com o gatilho "Contact Tag" (item 04). Use aqui quando quer combinar mudança de tag com outras alterações num fluxo só.
Status de DND
DND Status
nativo
Reage quando o "Não Perturbe" é ativado ou desativado.
Impacto: também existe como gatilho dedicado (item 03). Use a versão dedicada se DND for o foco.
Usuário Atribuído
Assigned User
nativo
Dispara quando o responsável pelo contato muda.
Impacto: excelente pra fluxos de handoff — quando lead passa do SDR pro closer, o novo vendedor recebe briefing automático.
Campos Customizados
Custom Fields
condicional
Reage a mudanças em campos criados por você. Dá pra especificar valor exato ou qualquer mudança.
Impacto: se filtra por valor específico, só roda quando o campo é atualizado pra aquele valor. Sem filtro de valor, roda em qualquer mudança.
⚡ Painel de configuração — fidelidade HighLevel

Esse é exatamente o painel lateral que abre no HighLevel quando você seleciona o gatilho. Cada campo tem o tipo correto — não confunda dropdown com texto livre.

Esse gatilho exige que você diga QUAL campo monitorar. O painel mostra: → filtros com operador Has Changed / Has Changed To, → Tag picker para o filtro Added/Removed, → dropdown de Assigned User com lista dos usuários do CRM.
←
Trigger Configuration Contact Changed
Workflow Trigger Name *
Filters · AND logic
Assigned User
Has Changed
Qualquer usuário
DND Status
Has Changed To
Enabled
Tag
Added
Lead Quente
Custom Field — Temperatura
Has Changed To
Quente
⚡ Dropdown filtrado pelas opções desse campo customizado
Quando um campo monitorado do contato é alterado
Exemplo prático · Mockup interativo
/Vendas/ 05 — Lead virou Quente
Aguardando...
clique para ver ↗
T
Trigger
Contact Changed
CampoTemperatura (custom)
Valor= "Quente"
clique para ver ↗
!
Action · Ferramenta Interna
Internal Notification
ParaGerente de Vendas
PrioridadeAlta
clique para ver ↗
◎
Action · Oportunidade
Update Opportunity
PipelineFollow-up Prioritário
AçãoMover para topo
—
—
Clique em cada bloco pra ver a configuração · Ou reproduza a montagem passo a passo
03
Comportamento e Preferências

Contato Ativou DND

Contact DND
Tempo real Compliance
O que esse gatilho faz

DND é "Do Not Disturb" — Não Perturbe. Dispara quando um contato ativa ou desativa o bloqueio de comunicação, seja por canal específico ou todos de uma vez.

É essencial pra quem leva a sério compliance e respeito ao cliente. Em vez de continuar mandando mensagem pra quem pediu pra não ser contatado, você reage imediatamente: pausa campanhas, marca com tag, avisa a equipe.

Quando usar na operação
Caso 01
Pausar campanhas ativas
Contato pediu silêncio — remover imediatamente de todos os fluxos de marketing.
Caso 02
Alertar equipe
Avisar vendedor responsável pra ele parar de insistir naquele contato.
Caso 03
Reativação ao desbloquear
Se o contato reativa (DND desligado), mandar mensagem de reengajamento com cuidado.
Filtros disponíveis
Status DND Ativado
DND Enabled
escolher um
Dispara quando o contato liga o "Não Perturbe".
Impacto: use essa opção pra fluxos defensivos — pausar campanhas, tag de bloqueio, avisar equipe.
Status DND Desativado
DND Disabled
escolher um
Dispara quando o contato desliga o "Não Perturbe".
Impacto: use pra reengajamento. Cuidado: primeira mensagem depois do desbloqueio precisa ser leve.
Canais Específicos
Specific Channels
condicional
Define canal: SMS, WhatsApp, e-mail, chamadas. Também tem opção "todos".
Impacto: tratamento diferenciado por canal. Se só bloqueou SMS, pode contatar por e-mail — desde que reaja ao canal certo.
Exemplo prático · Mockup interativo
/Compliance/ 01 — Pausa Total (DND)
Aguardando...
clique para ver ↗
T
Trigger
Contact DND
StatusDND Ativado
CanaisTodos
clique para ver ↗
#
Action · Contato
Add Contact Tag
TagPausar Todas Campanhas
clique para ver ↗
!
Action · Ferramenta Interna
Remove from Workflows
EscopoTodas as automações ativas
—
—
Clique em cada bloco pra ver a configuração
⚡ Painel de configuração — fidelidade HighLevel

Esse é exatamente o painel lateral que abre no HighLevel quando você seleciona o gatilho. Cada campo tem o tipo correto — não confunda dropdown com texto livre.

Dois campos críticos: → DND Status (dropdown Enabled/Disabled) → Channel (dropdown com TODOS os canais possíveis listados). É um dropdown único, não multi-select.
←
Trigger Configuration Contact DND
Workflow Trigger Name *
Filters · AND logic
DND Status *
Enabled
Channel *
All Channels
Opções do dropdown
All Email SMS Calls GMB Facebook WhatsApp
Has Tag
Quando o status DND (Não Perturbe) do contato muda em algum canal
04
Comportamento e Preferências

Tag Adicionada ou Removida

Contact Tag
Tempo real Versátil
O que esse gatilho faz

Dispara quando uma tag é adicionada ou removida de um contato. Tags no HighLevel funcionam como rótulos multiuso — você usa pra classificar, segmentar, agrupar.

Esse é um dos gatilhos mais poderosos e flexíveis do sistema. Na prática, tags viram um "controle remoto" das suas automações: você ou sua equipe adiciona uma tag no celular, e um fluxo inteiro dispara automaticamente no backend.

Quando usar na operação
Caso 01
Controle pelo celular
Você encontra cliente presencialmente, adiciona tag "Lead Evento" pelo app — fluxo de follow-up dispara automático.
Caso 02
Lead qualificado
Vendedor marca tag "Lead Quente" durante ligação — time notificado, pipeline atualizada, cobrança enviada.
Caso 03
Descadastrar de campanha
Remover tag "Campanha Black Friday" faz o contato sair imediatamente das comunicações daquela campanha.
Caso 04
Integrar com outras ferramentas
Uma automação externa (n8n/Zapier) adiciona tag baseada em evento — o HighLevel reage sem API complexa.
Filtros disponíveis
Tag Adicionada
Tag Added
escolher um
Inicia o workflow quando uma tag nova é aplicada ao contato.
Impacto: usado na maioria absoluta dos casos. 90%+ das automações com tag usam essa opção.
Tag Removida
Tag Removed
escolher um
Inicia o workflow quando uma tag é retirada do contato.
Impacto: útil pra descadastro. Ex.: cliente cancelou assinatura → remove tag "Assinante Ativo" → dispara fluxo de retenção.
Nome da Tag
Tag Name
obrigatório
Qual tag específica dispara a automação. Dá pra escolher uma ou várias.
Impacto: é o coração do gatilho. Fluxos distintos pra tags diferentes, ou um fluxo genérico aceitando várias tags relacionadas.
Condições Adicionais
Additional Filters
condicional
Filtros extras baseados em campos do contato (nicho, cidade, tipo, score).
Impacto: combina dois critérios. Ex.: tag "Lead Quente" + Cidade = São Paulo, se a operação é só lá.
Exemplo prático · Mockup interativo
/Vendas/ 02 — Lead Consultoria 1:1
Aguardando...
clique para ver ↗
T
Trigger
Contact Tag
EventoTag Added
TagLead Consultoria 1:1
clique para ver ↗
!
Action · Ferramenta Interna
Internal Notification
CanalEmail + SMS
ParaTime Comercial
clique para ver ↗
@
Action · Comunicação
Send Email
Para{{contact.email}}
TemplateAgenda de Consultoria
clique para ver ↗
◎
Action · Oportunidade
Create Opportunity
PipelineConsultoria
EstágioNovo Lead
ValorR$ 1.500,00
—
—
Clique em cada bloco pra ver a configuração · Ou reproduza a montagem passo a passo
★
Dica de ouro Esse gatilho é indispensável pra quem gerencia pelo app mobile. Você adiciona uma tag manualmente em qualquer contato pelo celular e dispara automações complexas sem abrir o sistema no desktop.
⚡ Painel de configuração — fidelidade HighLevel

Esse é exatamente o painel lateral que abre no HighLevel quando você seleciona o gatilho. Cada campo tem o tipo correto — não confunda dropdown com texto livre.

Os DOIS campos obrigatórios mostram a verdadeira UI: → Tag Operation (dropdown Added/Removed — não é toggle) → Tag (Tag Picker COM 'criar nova tag inline' — você pode digitar tag nova e ela é criada).
←
Trigger Configuration Contact Tag
Workflow Trigger Name *
Trigger Configuration
Tag Operation *
Added
Opções
Added Removed
Tag *
Lead Consultoria 1:1
⚡ Type-ahead com criação inline da tag
Filters · opcionais
Has Other Tag
Quando uma tag é adicionada ou removida de um contato
⚡ Não quer começar do zero?
Automações prontas pro seu nicho, importadas em 1 clique.
Conjuntos de automações já configuradas pra clínicas, imobiliárias, academias, infoprodutores. Você importa, ajusta duas variáveis e está rodando.
05
Comportamento e Preferências

Pontuação de Engajamento

Contact Engagement Score
Tempo real Avançado
O que esse gatilho faz

O HighLevel calcula automaticamente uma pontuação de engajamento pra cada contato, baseada em cliques em e-mail, respostas a SMS, interações, agendamentos etc. Esse gatilho dispara quando a pontuação atinge um valor específico.

É o lead scoring automatizado. Em vez de adivinhar quem está pronto pra comprar, você deixa o sistema apontar — e reage só nos mais engajados.

Quando usar na operação
Caso 01
Separar leads quentes
Score > 200 vira notificação automática pro time comercial — foco nos que estão prontos.
Caso 02
Campanha especial
Top 10% de engajamento recebe oferta exclusiva por e-mail. Os demais continuam no fluxo padrão.
Caso 03
Reengajar baixo score
Score < 50 depois de 30 dias — disparar sequência de reengajamento antes de descartar.
Filtros disponíveis
Score
Pontuação
obrigatório
O valor numérico da pontuação que dispara o fluxo.
Impacto: define o limite. Valores altos (200+) filtram só os mais engajados. Comece testando com 100 e ajuste.
Nicho de Negócio
Business Niche
condicional
Segmenta por categoria de negócio (Saúde, Educação, Tecnologia).
Impacto: fluxos de scoring diferentes por segmento. Leads de saúde recebem mensagem diferente dos de tecnologia.
Operadores de comparação — 7 opções
Igual a
Equals to
Score exatamente igual ao configurado.
Impacto: raramente usado — scores mudam continuamente, difícil pegar o valor exato.
Maior que
Greater than
Score maior que o número configurado.
Impacto: o operador mais usado. Filtra leads quentes (> 200) sem precisar de valor exato.
Maior ou Igual a
Greater than or Equal to
Score maior ou igual ao valor configurado.
Impacto: inclusivo no limite. Se configura 200, quem tem exatamente 200 entra.
Menor que
Less than
Score menor que o número configurado.
Impacto: identifica leads frios. Ex.: < 50 → fluxo de reengajamento.
Menor ou Igual a
Less than or Equal to
Score menor ou igual ao valor configurado.
Impacto: versão inclusiva do "menor que".
Vazio
Is Empty
Campo sem valor — contato ainda não tem score calculado.
Impacto: identifica contatos novos ou sem histórico. Bom pra disparar fluxo de "primeiro toque".
Não está Vazio
Is Not Empty
Campo preenchido com qualquer valor.
Impacto: filtra só quem já tem alguma interação registrada, descartando contatos 100% novos.
Exemplo prático · Mockup interativo
/Vendas/ 08 — Leads Quentes em Educação
Aguardando...
clique para ver ↗
T
Trigger
Engagement Score
CondiçãoScore > 200
NichoEducação
clique para ver ↗
@
Action · Comunicação
Send Email
TemplateOferta Exclusiva
clique para ver ↗
#
Action · Contato
Add Contact Tag
TagLead Quente Educação
—
—
Clique em cada bloco pra ver a configuração
⚡ Painel de configuração — fidelidade HighLevel

Esse é exatamente o painel lateral que abre no HighLevel quando você seleciona o gatilho. Cada campo tem o tipo correto — não confunda dropdown com texto livre.

Mostra o padrão de número com operador: → dropdown de operador (Greater Than / Less Than / Equals / Between) → campo numérico ao lado → quando operador = Between, aparecem DOIS campos numéricos (lógica condicional).
←
Trigger Configuration Contact Engagement Score
Workflow Trigger Name *
Filters · AND logic
Score Threshold *
Greater Than
Operadores disponíveis
Greater Than Less Than Equals Between
Has Tag (refinar perfil)
Trial Ativo
Quando o score de engajamento do contato atinge uma faixa
06
Baseados em Datas

Lembrete de Aniversário

Birthday Reminder
Roda 8h da manhã Relacionamento
O que esse gatilho faz

Baseado no campo nativo Birthdate (Data de Nascimento). Dispara em relação à data de aniversário do contato — antes, no dia, ou depois. Sempre roda às 8h da manhã no fuso horário da subconta.

Ideal pra campanhas de relacionamento que geram engajamento emocional: ofertas de aniversário, parabéns personalizados, desconto especial.

Quando usar na operação
Caso 01
Cupom de aniversário
7 dias antes: e-mail com código de desconto válido durante o mês do aniversário.
Caso 02
Parabéns no dia
No dia exato: SMS ou WhatsApp personalizado com foto/vídeo da equipe.
Caso 03
Pós-aniversário
3 dias depois: "espero que tenha sido um ótimo dia" com oferta de serviço.
Caso 04
Campanha mensal
Todos os aniversariantes do mês entram em campanha no primeiro dia do mês.
Filtros disponíveis
Dias Antes
Days Before
timing
Dispara X dias antes do aniversário. Você define quantos dias (1, 7, 30).
Impacto: 7 dias antes é comum pra cupons (dá tempo de usar). 30 dias antes pra produtos de alto ticket com planejamento.
No Dia
On the Day
timing
Dispara no próprio dia do aniversário, sempre às 8h da manhã.
Impacto: momento de maior peso emocional. Mensagens aqui têm maior taxa de abertura e engajamento.
Dias Depois
Days After
timing
Dispara X dias após o aniversário.
Impacto: bom pra estender a campanha — ex.: 3 dias depois, "desconto prorrogado por mais 48h".
Por Mês ou Dia
By Specific Month/Day
condicional
Segmenta só aniversariantes de um mês específico (ex.: todos de Março).
Impacto: campanhas mensais agrupadas. Ex.: "Março Especial: aniversariantes do mês ganham frete grátis".
Exemplo prático · Mockup interativo
/Relacionamento/ 01 — Cupom Aniversário 7 Dias Antes
Aguardando...
clique para ver ↗
T
Trigger
Birthday Reminder
Timing7 dias antes
Horário8h (automático)
clique para ver ↗
@
Action · Comunicação
Send Email
TemplateCupom Aniversário 20%
clique para ver ↗
#
Action · Contato
Add Contact Tag
TagCupom Aniversário Ativo
—
—
Clique em cada bloco pra ver a configuração
!
Pré-requisito obrigatório Se o campo Birthdate do contato estiver vazio, a automação NÃO roda. Colete essa info nos formulários. Pra lembretes de datas que não são aniversário, use o Custom Date Reminder (item 07).
⚡ Painel de configuração — fidelidade HighLevel

Esse é exatamente o painel lateral que abre no HighLevel quando você seleciona o gatilho. Cada campo tem o tipo correto — não confunda dropdown com texto livre.

Esse é dos mais ricos em campos. Mostra: → dois Number Input (Before/After Number of Days), → Day Is (number 1–31), → Month Is (dropdown Jan–Dec — não é texto livre!), → Toggle 'Match on year', → Tag Picker.
←
Trigger Configuration Birthday Reminder
Workflow Trigger Name *
Filters · AND logic
Before Number of Days
⚡ Dispara N dias ANTES do aniversário
After Number of Days
Day Is
Month Is
Selecione o mês
Opções
JanFebMar AprMayJun JulAugSep OctNovDec
Match on the year along with the day and month
Has Tag
Cliente Ativo
Varredura diária às 8h disparando em contatos cujo aniversário é hoje
07
Baseados em Datas

Lembrete de Data Personalizada

Custom Date Reminder
Roda 8h da manhã Flexível
O que esse gatilho faz

Funciona parecido com o Birthday Reminder, mas em cima de qualquer campo customizado de data que você criar no CRM — vencimento de contrato, aniversário de contratação, próxima consulta, vencimento do cartão.

É o gatilho mais flexível pra lembretes. Qualquer data que importe pra sua operação pode virar fluxo automático. Também dispara às 8h da manhã no fuso da subconta.

Quando usar na operação
Caso 01
Renovação de contrato
30 dias antes do vencimento: e-mail pro cliente + notificação pro gerente de contas.
Caso 02
Aniversário de cliente
1 ano desde a primeira compra: agradecimento e cupom de fidelidade.
Caso 03
Retorno de consulta
6 meses depois do último atendimento: SMS lembrando de agendar retorno.
Caso 04
Vencimento de documento
15 dias antes do CRLV/CNH vencer: notificação pro cliente da autoescola.
Filtros disponíveis
Dias Antes
Days Before
timing
Dispara X dias antes da data personalizada.
Impacto: ações preventivas — renovar, preparar, lembrar antes do prazo.
Dias Depois
Days After
timing
Dispara X dias depois da data.
Impacto: útil pra pós-evento: follow-up de compra, pedido de feedback, oferta de upgrade.
Dia Exato
Exact Day
timing
Dispara no dia exato da data personalizada.
Impacto: usado quando o dia é o evento em si — data da consulta, vencimento, retorno.
Mês Específico
Specific Month
condicional
Dispara num mês específico baseado na data customizada.
Impacto: agrupa todos os contatos com data naquele mês — útil pra campanhas mensais.
Combinação com o Ano
Match Year + Day + Month
atenção
Quando ativada, repete todo ano na mesma data. Desativada, dispara só uma vez.
Impacto crítico: esse filtro confunde mais gente. Pra follow-up único, desative. Pra lembrete anual (aniversário de contrato), ative.
Campos Customizados
Custom Fields
condicional
Filtros adicionais baseados em outros campos personalizados.
Impacto: ex.: só disparar renovação pra contratos tipo "Anual" (ignorando mensais).
Exemplo prático · Mockup interativo
/Retenção/ 01 — Renovação Contrato 7 Dias
Aguardando...
clique para ver ↗
T
Trigger
Custom Date Reminder
CampoData Renovação
Timing7 dias antes
RepetirAnualmente
clique para ver ↗
@
Action · Comunicação
Send Email
TemplateRenovação Contrato
clique para ver ↗
!
Action · Ferramenta Interna
Create Task
TítuloLigar em 2 dias
ResponsávelGerente de Conta
—
—
Clique em cada bloco pra ver a configuração
⚡ Painel de configuração — fidelidade HighLevel

Esse é exatamente o painel lateral que abre no HighLevel quando você seleciona o gatilho. Cada campo tem o tipo correto — não confunda dropdown com texto livre.

O ÚNICO campo que diferencia do Birthday: → Custom Date Field (dropdown que lista TODOS os campos do tipo Date do CRM — incluindo Birthday MM/DD/YYYY). O resto é idêntico ao Birthday Reminder.
←
Trigger Configuration Custom Date Reminder
Workflow Trigger Name *
Configuration
Custom Date Field *
Data de Renovação do Contrato
⚡ Lista todos os campos Date do CRM + Birthday + Birthday MM/DD/YYYY
Filters · AND logic
Before Number of Days
After Number of Days
Match on the year along with the day and month
⚡ Toggle ON → só dispara no ano exato da data
Igual ao Birthday, mas em qualquer campo de data customizado
08
Notas e Tarefas

Nota Adicionada

Note Added
Tempo real Interno
O que esse gatilho faz

Dispara quando alguém da sua equipe adiciona uma nota no registro de um contato. Notas no HighLevel são textos livres que a equipe usa pra registrar interações, detalhes de ligação, observações.

Gatilho focado em operações internas — serve pra coordenar equipe, não pra comunicar com o cliente.

Quando usar
Caso 01
Notificar gerente
Nota adicionada por atendente dispara notificação pro gerente.
Caso 02
Auditoria VIP
Cada nota num contato VIP gera registro em outra ferramenta via webhook.
Caso 03
Handoff entre equipes
Vendas adiciona nota sobre a venda — customer success é avisado pra onboarding.
Filtros disponíveis
Tag
Tag
condicional
Só dispara se o contato tiver uma tag específica.
Impacto: restringe escopo. Ex.: só processar notas em contatos com tag "VIP".
Campos Customizados
Custom Fields
condicional
Filtros por valores em campos personalizados.
Impacto: ex.: só disparar pra contatos com "Plano = Enterprise".
Exemplo prático · Mockup interativo
/Contatos/ 08 — Nota Criada · Follow-up Estratégico
Aguardando...
clique para ver ↗
T
Trigger
Nota Adicionada
FiltroQualquer nota nova
clique para ver ↗
?
Action · Lógica
If/Else
CondiçãoNota contém "reunião"
clique para ver ↗
📋
Action · Ferramenta Interna
Create Task
TítuloFollow-up pós-reunião em 2 dias
ResponsávelDono do contato
clique para ver ↗
#
Action · Contato
Add Contact Tag
TagEm Relacionamento Ativo
—
—
Clique em cada bloco pra ver a configuração
⚡ Painel de configuração — fidelidade HighLevel

Esse é exatamente o painel lateral que abre no HighLevel quando você seleciona o gatilho. Cada campo tem o tipo correto — não confunda dropdown com texto livre.

Padrão de filtros texto + usuário: → Note Body Contains (text input simples), → Added By User (dropdown que lista usuários do CRM da sub-account), → filtros adicionais por tag.
←
Trigger Configuration Note Added
Workflow Trigger Name *
Filters · opcionais
Note Body Contains
Added By User
Selecione um usuário
⚡ Lista usuários ativos da sub-account
Has Tag
Quando uma nota é adicionada ao contato
09
Notas e Tarefas

Nota Alterada

Note Changed
Tempo real Interno
O que esse gatilho faz

Parecido com Note Added, mas dispara quando uma nota existente é editada. Útil quando a atualização importa mais que a criação original — ex.: agente de suporte atualizou nota com resolução final de um ticket.

Quando usar
Caso 01
Sincronizar sistemas
Nota atualizada manda via webhook pro ERP em tempo real.
Caso 02
Escalação de caso
Suporte atualiza nota de caso difícil — especialista é notificado.
Caso 03
Follow-up em VIP
Qualquer edição de nota em contato de alto valor vira tarefa "Revisar histórico".
Filtros disponíveis
Não Tem Tag
Does Not Have Tag
condicional
Só dispara se o contato NÃO tiver uma tag específica.
Impacto: exclui contatos marcados. Ex.: ignorar atualizações em contatos com tag "Arquivado".
Tem Tag
Has Tag
condicional
Só dispara se o contato tiver uma tag específica.
Impacto: processa só mudanças relevantes (ex.: notas em contatos com tag "Suporte Ativo").
Campos Customizados
Custom Fields
condicional
Refinamento por campos personalizados.
Impacto: mesma lógica dos outros gatilhos.
Exemplo prático · Mockup interativo
/Contatos/ 09 — Nota Alterada · Auditoria de Mudança
Aguardando...
clique para ver ↗
T
Trigger
Nota Alterada
FiltroEdição de nota existente
clique para ver ↗
@
Action · Comunicação
Slack Message
Canal#auditoria-notas
ConteúdoNota modificada por {{user.name}}
clique para ver ↗
@
Action · Envio de Dados
Outbound Webhook
URLlog de auditoria externo
Payloadcontact_id + old + new
—
—
Clique em cada bloco pra ver a configuração
⚡ Painel de configuração — fidelidade HighLevel

Esse é exatamente o painel lateral que abre no HighLevel quando você seleciona o gatilho. Cada campo tem o tipo correto — não confunda dropdown com texto livre.

Mesma estrutura do Note Added, mas dispara em edição: → Note Body Contains (filtra pelo conteúdo APÓS a edição), → Changed By User dropdown.
←
Trigger Configuration Note Changed
Workflow Trigger Name *
Filters · opcionais
Note Body Contains
Changed By User
Selecione usuário
Quando uma nota existente é editada
10
Notas e Tarefas

Tarefa Adicionada

Task Added
Tempo real Gestão
O que esse gatilho faz

Dispara sempre que uma tarefa nova é adicionada ao registro de um contato. Tarefas no HighLevel são atividades atribuídas a um usuário.

Útil pra automatizar gestão interna — avisar o responsável, registrar em outro sistema, ou disparar ações subsequentes.

Quando usar
Caso 01
Notificar responsável
Nova tarefa atribuída → usuário recebe e-mail/SMS com os detalhes.
Caso 02
Dashboard externo
Via webhook, atualiza planilha ou dashboard externo com contagem da equipe.
Caso 03
Rastreamento de SLA
Toda nova tarefa entra num contador — se não completar em X dias, escala pro gerente.
Filtros disponíveis
Usuário Designado
Assigned User
condicional
Só dispara pra tarefas atribuídas a usuários específicos.
Impacto: fluxos individualizados. Tarefas pro Carlos geram notificação no WhatsApp dele; pra Maria, vão por e-mail.
Campos Customizados
Custom Fields
condicional
Filtros baseados em campos personalizados do contato.
Impacto: restringe por contexto. Ex.: só processar tarefas em contatos do plano Enterprise.
Exemplo prático · Mockup interativo
/Contatos/ 10 — Task Criada · Alerta e SLA
Aguardando...
clique para ver ↗
T
Trigger
Tarefa Adicionada
FiltroQualquer tarefa nova
clique para ver ↗
?
Action · Lógica
If/Else
CondiçãoTask.priority = High
clique para ver ↗
@
Action · Comunicação
Internal Notification
TipoSMS + App
ParaResponsável da task
clique para ver ↗
⏱
Action · Temporização
Set Event Date
CampoSLA de 4h
—
—
Clique em cada bloco pra ver a configuração
⚡ Painel de configuração — fidelidade HighLevel

Esse é exatamente o painel lateral que abre no HighLevel quando você seleciona o gatilho. Cada campo tem o tipo correto — não confunda dropdown com texto livre.

Combina dropdowns + texto + custom fields: → Assigned User (dropdown), → Task Title Contains (text), → filtros condicionais por Task Custom Fields (se você criou campos customizados pra tarefas).
←
Trigger Configuration Task Added
Workflow Trigger Name *
Filters · opcionais
Assigned User
Carlos · SDR Sênior
Task Title Contains
Task Custom Field — Prioridade
Is
Alta
Quando uma nova tarefa é criada para um contato
11
Notas e Tarefas

Lembrete de Tarefa

Task Reminder
Roda 8h da manhã Gestão
O que esse gatilho faz

Roda com base nos prazos das tarefas. Dispara X dias antes ou depois da data de vencimento, sempre às 8h da manhã no fuso da subconta.

Ideal pra lembrar o responsável antes do prazo (prevenir atraso) ou cobrar depois (tarefa atrasada).

Quando usar
Caso 01
Pré-prazo
3 dias antes: e-mail pro responsável lembrando que a tarefa está chegando.
Caso 02
Cobrança de atraso
1 dia depois do vencimento: notificação com mais urgência.
Caso 03
Escalada
5 dias de atraso: notificação vai pro gerente, não só pro responsável.
Filtros disponíveis
Depois de X Dias
After no. of days
timing
Quantos dias após o vencimento o fluxo dispara.
Impacto: cobrança progressiva — 1, 3, 7 dias depois geram lembretes com tons diferentes (leve → urgente → escalação).
Antes de X Dias
Before no. of days
timing
Quantos dias antes do vencimento o fluxo dispara.
Impacto: preventivo. 3 dias antes é padrão; 1 dia antes pra tarefas curtas.
Exemplo prático · Mockup interativo
/Contatos/ 11 — Lembrete de Task · Escalonamento
Aguardando...
clique para ver ↗
T
Trigger
Lembrete de Tarefa
Filtro24h antes do vencimento
clique para ver ↗
@
Action · Comunicação
Internal Notification
ParaResponsável
ViaApp + Email
clique para ver ↗
⏱
Action · Temporização
Wait
Duração24 horas
clique para ver ↗
?
Action · Lógica
If/Else
CondiçãoTask ainda aberta?
clique para ver ↗
@
Action · Comunicação
Internal Notification
ParaGerente do responsável
AssuntoTask vencida sem atenção
—
—
Clique em cada bloco pra ver a configuração
⚡ Painel de configuração — fidelidade HighLevel

Esse é exatamente o painel lateral que abre no HighLevel quando você seleciona o gatilho. Cada campo tem o tipo correto — não confunda dropdown com texto livre.

Mais simples — dispara num momento agendado: → Assigned User (dropdown), → Task Title Contains. Sem campos obrigatórios — sem filtro, dispara em TODA tarefa com reminder.
←
Trigger Configuration Task Reminder
Workflow Trigger Name *
Filters · opcionais
Assigned User
Qualquer usuário
Task Title Contains
Quando o horário do lembrete da tarefa é atingido
12
Notas e Tarefas

Tarefa Completada

Task Completed
Tempo real Follow-up
O que esse gatilho faz

Dispara quando uma tarefa é marcada como concluída. Perfeito pra ações de follow-up pós-conclusão — disparar o próximo passo automático assim que o atual é cumprido.

Ex.: vendedor marca "Ligação de qualificação" como concluída → automação envia e-mail de onboarding pro lead imediatamente.

Quando usar
Caso 01
Próximo passo automático
Tarefa de qualificação concluída → proposta comercial dispara automaticamente.
Caso 02
Feedback pós-atendimento
Atendimento completado → pesquisa de satisfação enviada em 24h.
Caso 03
Movimentar pipeline
"Demo realizada" concluída → oportunidade muda pra fase "Proposta".
Filtros disponíveis
Dono do Contato
Assigned User
condicional
Filtra tarefas concluídas por usuários específicos.
Impacto: tratamento diferente por time. Vendas → fluxo A; Suporte → fluxo B.
Campos Customizados
Custom Fields
condicional
Filtros por campos personalizados do contato.
Impacto: refina escopo. Ex.: só pra contatos marcados como "VIP" ou plano Enterprise.
Exemplo prático · Mockup interativo
/Contatos/ 12 — Task Completada · Celebrar Fechamento
Aguardando...
clique para ver ↗
T
Trigger
Tarefa Completada
FiltroTodas tasks
clique para ver ↗
?
Action · Lógica
If/Else
CondiçãoTask.title contém "fechamento"
clique para ver ↗
@
Action · Comunicação
Slack Message
Canal#vendas-vitorias
Mensagem🎉 Venda fechada!
clique para ver ↗
#
Action · Contato
Add Contact Tag
TagCliente Ativo
—
—
Clique em cada bloco pra ver a configuração
⚡ Painel de configuração — fidelidade HighLevel

Esse é exatamente o painel lateral que abre no HighLevel quando você seleciona o gatilho. Cada campo tem o tipo correto — não confunda dropdown com texto livre.

Dispara após conclusão: → Assigned User dropdown (quem completou) → filtros por Task Custom Fields caso queira segmentar por tipo de tarefa.
←
Trigger Configuration Task Completed
Workflow Trigger Name *
Filters · opcionais
Assigned User
Ana · SDR
Task Custom Field — Resultado
Is
Cliente Confirmou Compra
Quando uma tarefa é marcada como concluída

Categoria 01 completa.

12 gatilhos de contato, todos os filtros explicados com impacto prático e mockups visuais reproduzindo a tela do HighLevel. Próximas 12 categorias de gatilhos + 10 de ações seguem o mesmo padrão.

FiltroTodas tasks
clique para ver ↗
?
Action · Lógica
If/Else
CondiçãoTask.title contém "fechamento"
clique para ver ↗
@
Action · Comunicação
Slack Message
Canal#vendas-vitorias
Mensagem🎉 Venda fechada!
clique para ver ↗
#
Action · Contato
Add Contact Tag
TagCliente Ativo
—
—
Clique em cada bloco pra ver a configuração
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